Notas y mails
Una nota es un evento que queda en el historial: algo que se dijo, se avisó o pasó con una persona o con una actividad. Después podés avisarlo por mail, por WhatsApp o en la app (notificaciones del panel personal), según el caso.
Dónde se escribe
| Dónde | Para qué | Quién escribe |
|---|---|---|
| Ficha de una inscripción | Hablarle a esa persona (o dejar constancia en su historial) | Quien gestiona inscripciones (o un rol superior) |
| Actividad → pestaña Mensajes | Escribirle al staff o a los asistentes de la actividad y ver todo lo enviado | Quien gestiona |
| Actividad → pestaña Notas | Coordinación interna de la actividad (historial del producto) | Quien gestiona |
| Plan → pestaña Mensajes | Ver el tablero de mensajes de la actividad (quien gestiona además escribe desde acá) | Quien gestiona, el Staff del sitio y el Staff de la actividad; el asistente ve sólo los propios desde su inscripción |
Quién puede escribir
Las notas y los mensajes los escribe quien tiene permiso de gestionar inscripciones (o superior). El Staff del sitio y el Staff de la actividad (sin rol de gestión) no escriben: miran lo que les corresponde.
La ficha de una persona
Cada inscripción tiene un historial de notas. Es el lugar donde queda todo lo que se dijo y se hizo con esa persona.
Se mezclan cuatro cosas:
| Tipo de nota | De dónde sale |
|---|---|
| Interna | La escribís vos. Sólo la ve el equipo. |
| De la persona | Lo que escribió al anotarse. |
| Del sistema | Se escriben solas: una cancelación, un cambio de cama, un pago. |
| Visible para la persona | La escribís vos y ella también la ve en su panel. |
Cómo escribirle a alguien
- Entrá a la ficha de su inscripción.
- En el bloque de notas, escribí el mensaje.
- Elegí los canales que correspondan (ver abajo).
- Guardá.
Los canales (podés combinarlos)
| Canal | Qué hace | Quién lo manda |
|---|---|---|
| Historial | Siempre: la nota queda guardada (no se edita ni se borra) | El sistema, al guardar |
| Visible para el cliente | La persona la ve en su panel | Tildebás vos |
| Enviar email | Sale un correo | El sistema |
| Aviso en la app | Queda en Notificaciones del panel personal y, si la persona tiene avisos en el dispositivo, un push | El sistema, junto con el mail (por defecto) |
| Enviar WhatsApp | Abre WhatsApp con el texto listo | Vos apretás enviar; el sistema no lo manda solo |
Visible y email son dos tildes distintas
“Visible para el cliente” decide si la nota aparece en el panel de la persona. “Enviar email” decide si además le llega un correo. Podés tildar una, la otra, o las dos:
Qué tildás Qué pasa Ninguna Nota interna: la ve sólo el equipo. Sólo Visible para el cliente Queda en su panel, sin mail. Sólo Enviar email Le llega el mail (y el aviso en la app, si tiene cuenta), pero la nota no aparece en su panel. Las dos Queda en su panel y le llega el mail (y el aviso en la app).
Mail y aviso en la app van juntos
Cuando mandás un mail desde una nota, el sistema también deja el aviso en Notificaciones del panel personal (y un push, si la persona lo tiene activado) para quienes tienen cuenta. WhatsApp es aparte: es un atajo manual, no un envío automático.
Los atajos
En lugar de escribir el mensaje desde cero, el bloque de notas tiene atajos que lo arman solos:
| Atajo | Para qué | Cómo se ve el mail |
|---|---|---|
| Notificar disponibilidad | Avisarle a alguien de la lista de espera que se liberó un lugar | Ver |
| Avisar cama asignada | Decirle en qué cama duerme, con el enlace al plano | Ver |
Para escribirle a toda la actividad de una vez, los botones están en la pestaña Habitaciones → Avisar por mail.
Mandarlo por WhatsApp
Tildá “Enviar WhatsApp” y sólo te pide el teléfono, ya completado con el que tenga cargado la persona. El mensaje es el mismo que escribiste arriba: no hay un segundo casillero de texto que llenar.
Al guardar se abre WhatsApp con ese texto precargado. El envío lo hacés vos desde tu WhatsApp; el sistema no lo manda solo. La nota igual queda guardada, así que en la ficha se ve que a esa persona ya se la contactó.
Si vas a escribir por WhatsApp, tildalo antes de usar un atajo
Cuando entrás desde el botón Notificar por WhatsApp de la lista de inscripciones, el atajo se completa con la redacción pensada para el chat (sin el “no responder a este mail”). Si lo tildás después, el texto que quedó armado es el del mail: revisalo antes de guardar.
Cómo se ve una nota cuando llega por mail
Llega con el marco habitual del sitio y el texto de la nota adentro. Se puede leer sin mandar nada:
| Cómo se ve | |
|---|---|
| Una nota escrita a mano | Ver |
| Se liberó un lugar | Ver |
| Tu cama asignada | Ver |
| Ya podés elegir tu cama | Ver |
| Inscripción cancelada | Ver |
En el primer caso el asunto y el texto los escribís vos: la vista previa muestra el marco donde va a caer tu texto, con un ejemplo inventado. Todos los mails del sistema están en la galería de mails.
El Staff recibe copia
Cuando le escribís a una persona inscripta, el Staff de la actividad y el buzón del sitio reciben una copia. Así queda claro para todo el equipo qué se le dijo.
A una persona se le escribe desde su inscripción
Las órdenes, las actividades y los cupones también tienen historial de notas, pero ahí las notas son internas: no aparece la tilde de “Visible para el cliente” ni la de “Enviar email”. La inscripción es lo único que la persona abre en su panel, así que es el único lugar desde donde un mensaje le llega y le queda en su ficha.
La actividad: Notas y Mensajes
En la actividad hay tres pantallas relacionadas:
- Mensajes (panel admin) — desde acá quien gestiona le escribe al staff o a los asistentes (a todos o a una persona) y ve el tablero con todo lo enviado → Redactar un mensaje.
- Notas (panel admin) — historial interno completo de la actividad: notas de la actividad y de sus inscripciones. Es coordinación del equipo, no mensajes a la gente.
- Mensajes (dentro del plan) — el mismo tablero de mensajes para quien gestiona, el Staff del sitio y el Staff de la actividad (quien gestiona también escribe desde acá). El asistente, cuando abre el plan desde su inscripción, ve en esta pestaña sólo sus propios mensajes y un botón Escribir un mensaje que lo lleva a la pestaña Mensajes de su inscripción.
Así el staff ve quién mandó el mensaje y a quién sin entrar al panel admin, y el asistente encuentra sus mensajes también desde el plan.
El mail de cancelación
La cancelación escribe su nota sola, y siempre manda el mail: no hay tildes que elegir ahí. Lo que sí hace la ventana es pedirte confirmación antes, porque el motivo que escribís viaja en el mail tal como lo escribiste. El final del texto cambia según qué pasó con la plata → Cancelar una inscripción.
Recomendaciones
Usá las notas como historial
Todo lo que se habla por WhatsApp o por teléfono conviene anotarlo acá, como nota interna. Cuando cambia el responsable de una actividad, esa ficha es lo único que queda.
Una nota no se puede editar ni borrar
Es a propósito: el historial no se reescribe. Si escribiste algo mal, agregá una nota nueva aclarándolo.