Camas
Hay dos maneras de repartir las camas de una actividad, y se pueden combinar:
- Las asignás vos, arrastrando a cada persona sobre el plano.
- Cada uno elige la suya desde su panel personal, entre las que dejaste disponibles.
Cómo llegar: entrá a la actividad → pestaña Habitaciones. Ahí hay dos solapas: Asignar camas y Autoasignación.
Primero hace falta el plano de la sede
Nada de esto funciona sin el plano de la sede cargado: es el dibujo que dice qué habitaciones y qué camas hay. Se carga una sola vez y sirve para todas las actividades de esa sede. Ver Planos de la sede.
Asignar camas vos mismo
En la solapa Asignar camas ves el plano de la sede con todas las camas encima, y a un costado la lista de inscriptos sin cama.
- Para asignar: arrastrá a la persona desde la lista hasta una cama libre.
- Para liberar: arrastrala de vuelta a “Sin asignar”.
- Los colores: verde es cama libre, roja es ocupada (con el nombre de quien duerme ahí).
- Podés filtrar por habitaciones con aire acondicionado, o por individuales y compartidas.
- Se puede hacer zoom y mover el plano.
También podés cargar la cama desde la ficha de la persona, en la sección Logística → Anotar a una persona.
Cambiar una cama no cambia nada más
La cama es un dato más de la inscripción, como el teléfono: la podés cambiar cuantas veces quieras sin que se altere el estado de la persona ni su pago. Lo único que no se puede es asignarle cama a alguien que está en lista de espera o cancelado. Y si cancelás una inscripción, la cama se libera sola.
Buscar una persona en el plano
En un plano grande, con decenas de camas diminutas, encontrar a alguien a ojo es incómodo. Arriba de todo hay un buscador por nombre: escribí las primeras letras y aparece una lista con dónde está cada coincidencia (la habitación y la cama, Sin asignar, o No duerme).
Al hacer clic en un resultado, el plano salta y se acerca a esa cama y la resalta un momento con un borde brillante. Si la persona está en otra zona (otro plano de la misma sede), el sistema cambia de plano solo y después la resalta. Y si todavía no tiene cama, en lugar de mover el plano te resalta su nombre en la lista de al costado.
”No duerme”: marcar a quien no ocupa cama
No todos los inscriptos duermen en la sede: un coordinador que se va a su casa, alguien que viene solo de día. Para esos hay una caja “No duerme”, siempre visible arriba de “Sin asignar”.
- Para marcar: arrastrá a la persona a la caja No duerme. Si tenía una cama, se libera sola.
- Para revertir: arrastrala de la caja a una cama (queda asignada) o de vuelta a “Sin asignar” (vuelve a la lista de pendientes).
- A quien está en “No duerme” no se lo cuenta como pendiente ni como cama ocupada, y no le llega la invitación a elegir cama. En su panel personal ve un aviso de que la organización lo anotó como que no ocupa cama.
Estas personas también aparecen, bajo el título No duerme, en los links de plano público que compartís por el grupo (el botón de compartir de la solapa Asignar camas).
Avisar de nuevo cuando cambiás una cama ya avisada
Si movés a alguien a quien ya le avisaste su cama, el sistema te muestra una advertencia con la cama nueva y te ofrece avisarle otra vez. Así el mensaje que tiene guardado no queda apuntando a una cama que ya no es la suya. Si elegís “Ahora no”, el cambio queda hecho igual, sin mandar nada.
Dejar que cada uno elija su cama
Sirve para actividades grandes, donde repartir 40 camas a mano es una tarde de trabajo. La persona entra a su panel, ve el plano y toca la cama que quiere.
Se habilita por actividad, y una actividad nueva arranca siempre cerrada.
El orden que conviene seguir
flowchart LR A["1. Reservar las camas<br/>que no querés repartir"] --> B["2. Encender<br/>el interruptor"] B --> C["3. Invitar<br/>a elegir cama"] C --> D["4. Apagar y asignar<br/>a mano a los que faltan"] D --> E["5. Avisar las camas<br/>asignadas"]
1. Reservar las camas que no querés repartir
En la solapa Autoasignación, hacé clic en una cama para reservarla, y clic de nuevo para liberarla. Las reservadas se ven de otro color, y quien entre a elegir no las va a poder tocar.
Es el paso que no conviene saltear: la cama accesible, la que está cerca del baño, la que ya le prometiste a alguien. Reservada quiere decir “nadie la puede elegir por su cuenta” — vos igual podés asignarla a mano desde Asignar camas, sin necesidad de liberarla.
Las reservas son de esta actividad: no afectan a las demás, aunque compartan el plano.
2. Encender el interruptor
El interruptor de la solapa Autoasignación te dice qué está pasando, no qué va a hacer el botón:
- Apagado: “Habilitar que los inscriptos elijan su cama”. Nadie ve el plano.
- Encendido: “Los inscriptos están eligiendo su cama”, y el panel se pone verde.
A la derecha hay un contador del estilo “28 camas para elegir · 12 reservadas — sobre 40 camas de toda la sede”.
3. Invitar a elegir
Con el interruptor encendido, el botón “Invitar a elegir cama” le escribe a todos los que todavía no tienen cama. Ver Avisar por mail.
4 y 5. Cerrar el círculo
Cuando ya eligieron los que iban a elegir, apagá el interruptor, asigná a mano a los que quedaron sin cama y usá “Avisar las camas asignadas” para que todos sepan dónde duermen.
Qué ve la persona inscripta
En su panel personal, dentro de su inscripción, tiene dos solapas: Detalle y Mi cama. En “Mi cama” ve una de tres cosas:
| Su situación | Qué ve |
|---|---|
| Ya tiene cama | Un cartel verde con “Habitación Famaillá — cama 3”, y el plano abajo con su cama marcada como Vos. |
| Puede elegir | El plano con las camas libres para tocar, y debajo una lista de camas libres por habitación (para elegir desde el celular sin tener que agrandar el plano). |
| Todavía no | ”Todavía no tenés una cama asignada” y el motivo: que la organización todavía las está repartiendo, o que su inscripción no está confirmada. |
| No duerme | Un aviso de que la organización lo anotó como que no ocupa cama en esta actividad, con la sugerencia de escribir si cree que es un error. No ve el plano para elegir. |
Al tocar una cama, el sistema le pide confirmación nombrando la habitación y el número, y le avisa que “después de confirmar, los cambios los hace la organización”.
Se elige una sola vez
Quien ya tiene cama —se la hayas asignado vos o la haya elegido— no la puede cambiar solo: tiene que pedírtelo. Es a propósito, y es lo que hace que reservar de antemano las camas importantes sirva para algo.
Quién puede elegir cama
Una persona puede elegir sólo si se cumple todo esto:
- Su inscripción está Confirmada o Por Pagar (en lista de espera o cancelada, no).
- La autoasignación está encendida.
- Todavía no tiene cama.
- No está marcado como “No duerme” (a quien no ocupa cama no se lo invita a elegir).
- La cama está libre, no está reservada y su habitación está en servicio.
Si algo no se cumple, la persona lee una frase concreta —“esa cama ya fue ocupada”, “todavía no está habilitado”— y el plano actualizado. Si dos personas eligen la misma cama en el mismo instante, una la consigue y la otra recibe el aviso.
Avisar por mail
Desde la pestaña Habitaciones, un botón en cada solapa:
| Botón | A quién le escribe | Cómo se ve el mail |
|---|---|---|
| Avisar las camas asignadas | A quienes ya tienen cama, para decirles cuál es | Ver |
| Invitar a elegir cama | A quienes todavía no tienen cama, para que entren a elegir | Ver |
Los dos abren la misma pantalla de confirmación, armada alrededor de un hecho simple: un mail enviado no se puede deshacer. Antes de mandar vas a ver:
- Cuántas personas hay en la lista.
- Cuántas ya recibieron ese mismo mensaje, con la fecha. Vienen destildadas.
- Cuántas no tienen mail cargado. Esas no se pueden tildar.
- El botón dice cuántos mensajes van a salir: “Enviar 12 invitaciones”.
Los mails salen de a uno y vas viendo el resultado de cada persona (Enviado o Falló). Si alguno falla, hay un botón “Reintentar los que fallaron”.
Cada mensaje queda además como una nota en la ficha de la persona, así que después podés confirmar qué se le dijo y cuándo → Notas y mails.
Estos dos mails van solo al interesado
A diferencia de otras notas, “Avisar cama asignada” e “Invitar a elegir cama” llegan únicamente a la persona de la inscripción: no se copia al staff de la actividad, ni a los encargados de tienda, ni a la casilla de la sede. Son mensajes sobre la cama de una sola persona y salen uno por inscripto en toda la actividad; cuarenta copias de “tu cama es la 3” no le sirven a nadie. El equipo sigue quedando como responder-a de esos envíos, así que si alguien contesta “¿dónde queda esa habitación?” la respuesta llega igual a una persona.
No mandes la invitación con el interruptor apagado
El botón funciona igual y te avisa, pero quien entre al plano no va a poder elegir nada, y vas a recibir preguntas en lugar de resolverlas.
Para avisarle a una sola persona
En la ficha de su inscripción, el bloque de notas tiene el atajo “Avisar cama asignada”: escribe el mensaje solo, con la habitación y el número, y ofrece también la versión para pegar en WhatsApp.
Lo que todavía no se puede
- Intercambiar dos camas ocupadas directamente: hay que liberar una primero.
- Reservar una habitación entera de una vez. Se reserva cama por cama.
- Programar una fecha de apertura o de cierre: el interruptor se enciende y se apaga a mano, y nada lo apaga solo. Queda abierto hasta que vos lo apagues, incluso con la actividad ya empezada — que es lo que sirve para los que llegan tarde.