El plan de la actividad
El plan es la página que junta todo lo útil de una actividad para quienes participan: el horario, quiénes van, dónde duerme cada uno, los contenidos (links, instrucciones, documentos) y los cuestionarios. Lo armás desde el panel y lo compartís por un enlace, un QR o por mail.
Cómo llegar: entrá a la actividad → pestaña Plan. Adentro hay cuatro solapas de armado:
| Solapa | Para qué |
|---|---|
| Compartir | Publicar el plan, el enlace público, “Comunicar plan”, qué secciones ven los asistentes, y el estado del QR del sitio. |
| Horario | El horario que se muestra en el plan → es el mismo de siempre. |
| Contenido | Cargar textos, links y archivos que se publican en el plan. |
| Cuestionarios | Armar los cuestionarios que se responden desde el plan. |
Qué muestra el plan
El plan reúne, en una sola página, estas secciones:
- Horario — el cronograma de la actividad, día por día.
- Lista de asistentes — quiénes van a la actividad.
- Habitaciones — dónde duerme cada uno (el mismo plano de la sede).
- Comidas — cuántos comen en cada comida, sin nombres (ver Lo que ve el asistente).
- Contenido — los textos, links y archivos que cargaste (ver más abajo).
- Cuestionarios — los que estén publicados y listos para responder (ver más abajo).
- Mensajes — el tablero de coordinación de la actividad para quien gestiona, el Staff del sitio y el Staff de la actividad; el asistente ve acá sus propios mensajes cuando abre el plan desde su inscripción (ver abajo).
Cada una de las secciones operativas (horario, asistentes, habitaciones, comidas, contenido, cuestionarios) se puede mostrar u ocultar a los asistentes (ver Qué secciones ven los asistentes). Mensajes no se publica al público: no aparece en el enlace/QR. El asistente sólo lo ve al abrir el plan desde su inscripción, y ahí ve únicamente sus mensajes.
Privado o público
Un plan nace privado. La publicación es una decisión expresa: nada se muestra a los asistentes hasta que lo publiques.
| Estado | Quién puede abrir el plan |
|---|---|
| Privado (por defecto) | Quien gestiona la sede, el Staff del sitio y el Staff de la actividad, con su sesión iniciada. |
| Público | Los asistentes y cualquiera que tenga el enlace o escanee el QR. |
Para publicarlo, en la solapa Compartir usás el control de publicación. Al pasar a público, si todavía no había un enlace, se genera solo — no hace falta acordarse de crearlo aparte.
Podés volver a privado cuando quieras
Volver a privado corta el acceso público en el momento: el enlace y el QR dejan de abrir el plan para los asistentes. Quien gestiona, el Staff del sitio y el Staff de la actividad lo siguen viendo.
Qué secciones ven los asistentes
Apenas el plan está público, se ve todo por defecto: horario, asistentes, habitaciones, contenido y cuestionarios. Desde la solapa Compartir podés ocultar secciones puntuales a los asistentes con unos interruptores.
Por qué está todo prendido por defecto
Antes había que encender cada sección a mano, y era fácil publicar un QR que terminaba llevando a un plan vacío. Ahora, publicar muestra todo, y sólo ocultás lo que expresamente no querés que vean.
Quien gestiona la sede, el Staff del sitio y el Staff de la actividad siempre ven todas las secciones operativas, aunque estén ocultas para los asistentes. La pestaña Mensajes tampoco se publica en el enlace/QR: el tablero completo lo ven ellos. El asistente ve la pestaña sólo al abrir el plan desde su inscripción, y ahí ve únicamente sus mensajes.
Quién ve qué
| Quien gestiona / edita | Staff del sitio | Staff de la actividad | Asistente / público | |
|---|---|---|---|---|
| Ve el plan privado | ✅ | ✅ (con sesión iniciada) | ✅ (con sesión iniciada) | ❌ |
| Ve el plan público | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ (por enlace o QR) |
| Ve secciones ocultas | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Ve contenido marcado “Solo staff” | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Ve la pestaña Mensajes | ✅ (tablero completo) | ✅ (tablero completo) | ✅ (tablero completo) | ◑ (sólo los propios, desde su inscripción; no por enlace/QR) |
| Edita el plan | ✅ | ❌ (sólo mira) | ❌ (sólo mira) | ❌ |
El staff mira, no edita
Tanto el Staff del sitio como el Staff de la actividad ven el plan completo aunque esté privado — incluida la pestaña Mensajes —, pero no pueden editarlo ni escribir notas, salvo que además tengan un rol de gestión. La diferencia: el Staff del sitio lo ve en todas las actividades de la sede sin anotarse; el Staff de la actividad, sólo en esa. Comparación → Personas.
Mensajes
La pestaña Mensajes del plan es el tablero de coordinación de esa actividad: muestra los mensajes que el equipo le envió al staff o a los asistentes (quién lo escribió, a quién fue y cuándo).
- Quién la ve: quien gestiona la sede (roles con permiso de gestionar inscripciones o superior), el Staff del sitio y el Staff de la actividad ven el tablero completo de la actividad. El asistente también tiene la pestaña cuando abre el plan desde su inscripción, pero ahí ve sólo sus propios mensajes, no los del resto.
- Quién no la ve: quien abre el plan por enlace o QR (ahí no hay una inscripción a la que asociar los mensajes).
- Quién escribe: quien gestiona escribe el tablero de la actividad. Puede hacerlo desde el mismo plan (pestaña Mensajes → Nuevo mensaje) o desde el panel admin (pestaña Mensajes de la actividad; ver abajo). El Staff del sitio y el Staff de la actividad miran, no escriben. El asistente puede escribirle al equipo con Escribir un mensaje, que lo lleva a la pestaña Mensajes de su inscripción (el mismo canal de siempre).
Cuando quien abre la pestaña gestiona la actividad, aparecen dos sub-solapas: Historial (el tablero de lo enviado) y Nuevo mensaje (el compositor). El Staff del sitio y el Staff de la actividad ven sólo el Historial. El asistente ve sólo sus mensajes y el botón Escribir un mensaje.
Cada fila muestra quién lo envió y a quién (todo el staff, una persona del staff, todos los asistentes o una persona). El detalle de cómo se redactan y qué canales usan (aviso en la app, mail) está en Notas y mails.
Para el staff
Abrí la actividad desde Actividades en el panel personal (Staff del sitio) o desde tu inscripción (Staff de la actividad) → plan → pestaña Mensajes. Ahí ves lo que el equipo le mandó a esa actividad, sin entrar al panel de administración.
Redactar un mensaje (quien gestiona)
En el panel admin, dentro de la actividad, la pestaña Mensajes tiene dos partes: arriba se escribe un mensaje y abajo está el tablero con todo lo enviado (el mismo que ve el staff en el plan, pero en modo lectura).
Para escribir, se elige a quién:
- Todos los asistentes — un mensaje para toda la actividad.
- Una persona asistente — a un asistente puntual.
- Todo el staff — a todo el equipo de la actividad.
- Una persona del staff — a alguien puntual del equipo.
El aviso en la app va siempre (le llega a cada persona a su panel y, si activó las notificaciones, como aviso push). El mail es opcional: si lo activás, además le llega por correo. Un mensaje a un grupo se envía de a uno por detrás, así que respeta los mismos límites que “Comunicar plan”.
Horario
La solapa Horario es el editor de horario de siempre: cada día es un título con renglones de hora + actividad, y podés cargar el horario predeterminado del sitio como punto de partida. El detalle está en Actividades y el predeterminado se configura en Valores predeterminados de actividad.
Contenido
En la solapa Contenido cargás los textos, links y archivos que se publican en el plan. Cada bloque es un título, un texto y, si querés, archivos adjuntos.
Primero ves el listado de lo que ya hay. Desde ahí:
- Nuevo contenido → elegís en blanco o un template.
- Se abre el editor de ese bloque (título, texto, archivos, visible para todos o solo staff, fijar arriba).
- Listado vuelve a la lista.
- Los links se convierten solos en enlaces y se respetan los saltos de línea (no hay que saber nada de formato).
- Adjuntar imagen o documento: las imágenes se muestran dentro del plan; los documentos (PDF, etc.) quedan para descargar.
- Visible para: elegís Todos (asistentes y enlace público) o Solo staff (no lo ven los asistentes).
- Fijar arriba: deja ese bloque primero en el plan.
Templates de contenido
Al crear, podés partir de un template según el tipo de actividad:
| Tipo de actividad | Templates disponibles |
|---|---|
| Retiro | Material útil para el retiro (la guía + los links que se mandan por mail antes del retiro) y Encargos (la lista de servicios: Misa, bendición, Vía Crucis, Rosario…). |
| Convivencia | Material de estudio. |
Los templates son un punto de partida
Se cargan con un texto sugerido que sirve para casi todas las actividades; ajustá lo que haga falta antes de publicar. En “Material útil para el retiro” hay un renglón para pegar los links que enviaste por mail a los asistentes.
Cuestionarios
En la solapa Cuestionarios armás las preguntas que se responden desde el plan (por ejemplo al final de la actividad). El listado es el punto de partida: ves título, tipo, si está publicado y cuántas preguntas tiene. Al crear o editar se abre uno solo.
Tipos
| Tipo | Quién responde | Para qué |
|---|---|---|
| Calidad | Anónimo (no hace falta iniciar sesión) | Cómo estuvo la actividad en general. |
| Servicio | Por persona (con sesión iniciada) | Comidas, limpieza, descanso, etc. |
| Evaluación de contenido | Por persona | Una charla, un material o un bloque concreto. |
Cómo armarlos
- Nuevo cuestionario → elegís en blanco (según el tipo) o un template.
- Editás título, descripción, preguntas y si está publicado.
- Publicar es lo que lo hace visible para responder en el plan. Mientras esté en borrador, no aparece para los asistentes.
- Desde el mismo editor podés ver las respuestas (en agregado; no se muestran nombres en el panel).
Templates de cuestionarios
Hay uno sugerido por tipo: calidad anónima, servicio de la casa, y evaluación de un contenido. Son un punto de partida; cambiá las preguntas a lo que necesites.
No es sólo una "encuesta de salida"
Un cuestionario puede ser sobre la actividad entera, sobre el servicio de la casa, o sobre un contenido puntual. Por eso se llama cuestionario y no encuesta.
Compartir el plan
Todo en la solapa Compartir:
- Publicación — un solo recuadro: privado / público, las secciones que ven los asistentes y, si está público, el enlace para compartir. Ese enlace se puede rotar (el anterior deja de funcionar) sin volver a privado.
- QR del sitio — sólo indica si está activo; para verlo e imprimirlo andá a Configuración QR del sitio.
- Comunicar plan — lo manda por mail (ver abajo).
Comunicar plan
Abre una pantalla parecida a la de avisar las camas: elegís la audiencia y el sistema manda un mail a cada persona, de a uno, con la posibilidad de reintentar los que fallen.
| Audiencia | Qué enlace recibe |
|---|---|
| Asistentes | El enlace público del plan. Sólo se habilita cuando el plan está publicado. |
| Staff | El enlace del plan autenticado: ve el plan completo con su sesión iniciada. |
Cada envío queda como nota en la ficha de la persona, igual que los avisos de cama → Notas y mails. Podés leer los dos modelos de mail en la galería:
El QR del sitio
El QR no es por actividad: es un único código, estable, del lugar físico. Se ve, se imprime y se explica en Configuración QR del sitio. Activarlo o regenerarlo se hace desde Parámetros sitio en WordPress (hay un enlace desde esa pantalla).
En la solapa Compartir de la actividad sólo aparece si el QR de la sede está activo o no.
Sedes que comparten el mismo edificio
Cuando dos sedes son físicamente el mismo lugar (por ejemplo, la de varones y la de mujeres), comparten el mismo QR, y el código lleva a la actividad vigente sea de la sede que sea. Cada sede puede activar o desactivar su participación por su cuenta, sin afectar a la otra.
Los mails que salen
“Comunicar plan” agrega dos modelos nuevos a la galería de emails: uno a los asistentes (con el enlace público) y otro al staff (con el enlace autenticado). Se pueden leer antes de enviarlos, como todos los demás.
Lo que ve el asistente
El plan no es sólo una página para leer: cuando lo abre alguien con su sesión iniciada, funciona como puerta de entrada al sistema y muestra sus propios datos. Estas solapas son las que ve quien participa (además del Horario, los Asistentes y las Habitaciones):
- Barra superior: el plan tiene el menú del sistema. Si la persona no inició sesión, aparece Ingresar; si ya entró, su menú de cuenta.
- Ver mi inscripción: si es asistente de esa actividad, tiene un acceso directo a su ficha, para ir del plan a su inscripción y volver.
- Tu cama resaltada: al abrir el plan desde su inscripción, en Habitaciones su cama aparece marcada con la etiqueta “Tu cama”.
- Compartir: un botón que muestra el QR del sitio para pasarlo por WhatsApp o mostrarlo en el momento (el mismo de Configuración QR del sitio; no aparece si la sede lo tiene desactivado).
- Cuestionarios: los publicados, para responderlos ahí mismo.
La pestaña Comidas
Muestra las cantidades de comensales por día y por comida —la misma información que ve la organización, pero sin nombres—: cuántos comen normal, cuántos con cada régimen y cuántos están ausentes. Las comidas que un día no se sirven (por el horario de inicio o fin) no figuran ese día. Si el régimen o las ausencias de una persona están mal, la pestaña la invita a corregirlos desde su inscripción.
El plan dentro de la inscripción
Desde su inscripción, la persona tiene una pestaña Plan que abre el plan sin salir de su ficha:
- Los asistentes la ven cuando el plan está publicado.
- El Staff de la actividad y el Staff del sitio la ven siempre, con el plan completo, aunque esté privado — así pueden prepararse desde antes sin depender del enlace público.
- La pestaña Mensajes aparece para quien gestiona, para el Staff del sitio y para el Staff de la actividad con el tablero completo. Desde su inscripción, el asistente también la ve, pero sólo con sus propios mensajes y un botón Escribir un mensaje que lo lleva a la pestaña Mensajes de su inscripción. No aparece en el enlace/QR.
Lo que conviene tener en cuenta
Publicar es a propósito
Mientras el plan está privado, los asistentes no ven nada aunque tengan el enlace o el QR. Acordate de publicarlo cuando esté listo.
- El enlace público y el QR dependen de que el plan esté publicado.
- Ocultar una sección la saca de la vista de los asistentes, pero el Staff del sitio y el Staff de la actividad la siguen viendo.
- Un cuestionario también hay que publicarlo para que se pueda responder, aunque el plan ya esté público.
- Para ver el plan privado hace falta iniciar sesión con la cuenta.
- Mensajes no se publica en el enlace/QR: el tablero es coordinación interna del plan autenticado. El asistente sólo ve sus propios mensajes al abrir el plan desde su inscripción.