Actividades
Qué representa este objeto
Una Actividad es un evento que se ofrece para inscribirse (por ejemplo, un retiro o convivencia).
Qué se muestra
- Nombre y estado de la actividad (publicada en la página, borrador o privada, es decir solo visible con enlace directo).
- Fechas de inicio y fin, con su hora de inicio y hora de fin (obligatorias).
- Datos para identificar y organizar la actividad (notas, métodos de pago aceptados, etc.).
Para qué sirve en el funcionamiento del sitio
Crear, mantener actualizadas y hacer seguimiento de las actividades del sitio. Si una actividad no está bien configurada aquí, puede verse mal en el directorio o no permitir compras correctamente.
Páginas dentro de esta sección
Horarios y comidas
La actividad tiene una hora de inicio y una hora de fin (además de las fechas). Son obligatorias para guardar la actividad y, al crear una actividad nueva, vienen precargadas con 20:00 (inicio) y 13:00 (fin). Se cargan junto a las fechas al editar la actividad y se muestran en la página pública, entre paréntesis después de cada fecha (por ejemplo, “… (14:30)”), porque son un dato importante para quien se inscribe.
Esas horas también definen cuál es la primera y la última comida de la actividad. Cada comida tiene una ventana horaria fija:
| Comida | Ventana |
|---|---|
| Desayuno | 6:00 – 11:00 |
| Almuerzo | 13:00 – 15:00 |
| Merienda / té | 17:00 – 19:00 |
| Cena | 20:30 – 23:00 |
- Primer día: una comida se incluye si la actividad empieza antes del fin de su ventana (ej.: si empieza 14:30, hay almuerzo; si empieza 12:30, no hay desayuno).
- Último día: una comida se incluye si la actividad termina después del inicio de su ventana (ej.: si termina 16:00, no hay merienda/té).
- Días intermedios: se sirven todas las comidas.
- Si una actividad no tiene horas cargadas (caso excepcional), se consideran todas las comidas del primer y del último día. Las actividades históricas se actualizaron para tener 20:00 (inicio) y 13:00 (fin).
El detalle de comensales se ve en la pestaña “Lista de comensales” de la actividad (la vista anterior quedó como “Lista de comensales (vieja)” y se retirará más adelante). Ahí, quien llega tarde a una comida se cuenta marcado con (TARDE) al final de su régimen; quien está ausente queda fuera del conteo. Ver cómo se cargan las ausencias.
Asignación de camas (mapa)
Dentro del detalle de la actividad, la pestaña “Plano de camas” muestra el plano de la sede con las camas superpuestas. El staff arrastra a cada inscripto sin cama hasta una cama libre para asignarla, y la arrastra de vuelta a “Sin asignar” para liberarla. Las camas se ven libres (verde) u ocupadas (rojo, con el nombre de la persona), y se pueden filtrar por aire acondicionado o por tipo de habitación (individual / compartida).
La cama no es un estado de la inscripción: es un dato (habitación + número de cama) que se puede cambiar en cualquier momento mientras la inscripción no esté en lista de espera ni cancelada, y se libera automáticamente al cancelar. También se puede asignar desde el Detalle de la inscripción (sección Logística). Ver Estados y ciclo de vida.
Staff de la actividad (antes Coordinadores)
Los "Coordinadores" ya no existen
Hasta ahora cada actividad tenía un campo Coordinadores (una lista de mails) para definir a quién se le avisaban las novedades. Ese campo se eliminó. A partir de ahora esas personas se cargan como Staff de la actividad: se anotan como una inscripción de tipo “Staff”.
El Staff de una actividad cumple ahora dos funciones a la vez:
- Logística: son personas del equipo que también van a comer y dormir al centro, pero no consumen un cupo de venta (se cuentan aparte, en el contador “Staff”).
- Notificaciones (lo que antes hacían los coordinadores): el Staff recibe por mail las novedades de la actividad. En particular se le avisa cuando:
- entra una nueva orden / inscripción,
- las vacantes llegan a 0 y se activa la lista de espera,
- se envía una nota visible al inscripto (va en copia),
- se dispara una alerta de stock.
Cómo migraron los coordinadores existentes
Los mails que estaban cargados como coordinadores se convirtieron automáticamente en inscripciones de Staff (cuando el mail correspondía a un usuario del sistema), con la nota “Coordinador migrado” para poder identificarlos. Para sumar o quitar a alguien de los avisos de una actividad, ahora se agrega o se da de baja su inscripción de Staff. Ver Crear y editar una inscripción.
Recomendaciones prácticas
No usar listados paralelos
Se recomienda no usar listados paralelos en Excel o WhatsApp, sino utilizar esta sección para controlar y gestionar la actividad. Es la única fuente confiable.
Cargar todas las novedades
Cargar todas las novedades, por ejemplo, la gente que avisa que cancela su inscripción, que llegará más tarde, que cambia su régimen, etc. De esta forma se tiene una base de datos actualizada para la gestión de cobranza, cálculo de comensales, organización de la actividad, cuándo llegan las personas, si finalmente asistieron, etc.
Borrar vs ocultar
Si una actividad ya no debe verse en la página pública, cambiar su estado a “borrador” en lugar de borrarla. Borrar pierde todo el historial.
Lista de espera automática
Realizar seguimiento de gente en lista de espera e informarle si hay cupo disponible para que se anoten. Cada vez que las vacantes llegan a 0, la lista de espera se habilita en la página pública y se deshabilita el botón de inscripción, y se da aviso al staff de la actividad y al mail principal del sitio por mail. Si se genera nuevamente un lugar, solo pueden inscribirse los que estén en lista de espera. Si se desea habilitar la inscripción abierta hay que vaciar la lista de espera. De lo contrario solo se podrán inscribir los que están en lista de espera y al resto les aparece un aviso de que hay gente en lista de espera. Cuando alguien que estaba en lista de espera se anota, se borra automáticamente de la lista de espera.