Actividades

Una actividad es cada retiro o convivencia que se ofrece para que la gente se anote. Todo lo demás cuelga de acá: los cupos, quién se inscribe, qué come y dónde duerme.

Cómo llegar: menú Actividades.

Las pestañas de una actividad

Cuando entrás a una actividad, arriba hay seis pestañas:

Crear y publicar una actividad

1. En Actividades, botón para agregar una nueva.
2. Cargá nombre, descripción, imagen, precio y cupos.
3. Cargá fechas y horas de inicio y de fin (las horas son obligatorias).
4. Elegí los medios de pago que aceptás.
5. Guardá y ponela en Publicado cuando esté lista.

Los tres estados de publicación

Cuando termina, deja de figurar sola

No hace falta cambiar el estado cuando la actividad termina. En cuanto llega la fecha de fin, deja de aparecer en el listado público aunque siga en Publicado. El historial (quiénes fueron, qué pagaron, qué notas quedaron) se conserva.

No la borres

Si la borrás, se pierde el historial. Dejala: con la fecha de fin ya no se ofrece al público.

Revisá el texto y la foto antes de publicar

Son lo que aparece en el listado público y en la página de la actividad. Una vez publicada, ya hay gente mirándola.

Fechas y horas

Además de las fechas, la actividad tiene hora de inicio y hora de fin. No son un detalle:

• Se muestran en la página pública, entre paréntesis después de cada fecha, porque quien se anota necesita saber a qué hora llegar.
• Definen cuál es la primera y la última comida de la actividad.
• La fecha de fin es también lo que saca la actividad del listado público cuando llega ese día (ver arriba).

Una actividad nueva viene con 20:00 de inicio y 13:00 de fin precargadas. Cambialas si no es el caso.

Comidas

Cada comida tiene un horario fijo en el sistema:

Con eso el sistema arma sola la lista de comidas:

• El primer día hay una comida si la actividad empieza antes de que esa comida termine. Si empieza 14:30, hay almuerzo. Si empieza 12:30, ya no hay desayuno.
• El último día hay una comida si la actividad termina después de que esa comida empiece. Si termina 16:00, no hay merienda.
• Los días del medio tienen todas las comidas.

En la pestaña Comidas ves cuántos comen en cada comida, agrupados por régimen alimentario. Ahí aparecen los avisos que cargó cada persona:

• Quien está ausente en una comida no se cuenta.
• Quien llega tarde sí se cuenta, pero aparece marcado con (TARDE) al final de su régimen, para que en la cocina sepan que ese plato llega después.

Esos avisos se cargan en la ficha de cada inscripción → cómo se cargan.

Las opciones de régimen (celíaco, vegetariano, etc.) salen de Parámetros checkout. Si ahí el campo está vacío, el sistema usa un listado predeterminado.

Cupos y vacantes

Los cupos se cargan al editar la actividad, y el sistema lleva la cuenta sola. Cuando se llenan, la página pública deja de aceptar inscripciones y ofrece la lista de espera.

El detalle está en Cupos y vacantes y en Lista de espera.

Camas

Desde la pestaña Habitaciones repartís las camas arrastrando a cada persona, o dejás que cada uno elija la suya. Todo el circuito está en Camas.

El Staff de la actividad

El Staff de la actividad son las personas del equipo que también van a comer y dormir en el centro. Se cargan como una inscripción de tipo Staff (botón “Agregar Staff”), y cumplen tres funciones:

1. No ocupan un lugar de venta. Se cuentan aparte, en el contador “Staff”, así que no te comen los cupos.
2. Reciben por mail las novedades de esta actividad: cada inscripción nueva, cuando se agotan las vacantes, cuando se libera un lugar, y una copia de las notas que se le mandan a un inscripto.
3. Son la cara visible para los inscriptos. Sus nombres y mails van dentro del aviso de dos días antes, y cuando alguien responde cualquiera de los mails que recibe, la respuesta les llega a ellos, con el buzón del sitio en copia por si nadie del Staff lo ve.

Es la forma normal de recibir los avisos de una actividad, y no depende del rol que tenga la persona en el panel: alcanza con estar cargado como Staff acá → Quién recibe avisos.

Para sumar o quitar a alguien de los avisos

Se agrega o se da de baja su inscripción de Staff. No hay otra lista aparte. Ver Anotar a una persona.

Si alguien tiene que recibir los avisos de todas las actividades

Cargarlo como Staff en cada una es un trabajo que se olvida. Para eso está el rol Gestor de tienda: quien lo tiene recibe copia de todos los avisos internos del sitio. Ver Personas.

No confundir con el Staff del sitio

El Staff de la actividad es una inscripción (esta actividad, avisos, cama y comidas). El Staff del sitio es un rol: mira el plan de todas las actividades de la sede, sin anotarse ni recibir mails. Los dos ven el mismo plan (incluida Mensajes). Comparación completa → Personas.

Devoluciones si alguien cancela

Cada actividad define cuánto se le devuelve a quien cancela, según cuántos días falten para empezar. Se configura al editar la actividad → Devoluciones por cancelación.

En esta sección

• El plan de la actividad — publicar horario, asistentes, camas, contenidos y cuestionarios; pestaña Mensajes; compartirlo por enlace, QR o mail.
• Camas — repartir camas y dejar que cada uno elija la suya.
• Cupos y vacantes — cómo se cuentan los lugares.
• El aviso de dos días antes — el mail que sale solo antes de que empiece.
• Devoluciones por cancelación — cuánto se devuelve y hasta cuándo.