Órdenes
Una orden es el cobro: cuánto pagó una persona, por qué actividad y de qué manera. Acá vive el dinero.
Cómo llegar: menú Ordenes.
Órdenes, Ordenes o Compras
Es lo mismo. El menú dice Ordenes, algunas pantallas dicen Compras. En este manual le decimos orden.
Acá no se ve quién participa
Para saber quién va a la actividad, en qué cama duerme o qué come, andá a Inscripciones. Una misma orden puede haber anotado a tres personas.
La persona no ve su orden, ni le podés escribir desde acá
La orden es tuya, no suya: en su panel ve sus inscripciones, y nada más. Las notas de una orden son siempre internas —no hay “Visible para el cliente” ni “Enviar email”— porque un mensaje escrito acá la mandaría a una pantalla que no existe para ella. Para escribirle, entrá a su inscripción → Notas y mails.
Los estados de una orden
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Se creó la orden y no pagó nada todavía. |
| Por transferir | Eligió transferencia. Estamos esperando que el dinero llegue. |
| Procesando | Depende del medio de pago: con tarjeta, el cobro está en curso y está bien. Con efectivo, la persona está anotada y confirmada, pero todavía hay que cobrarle. |
| Completado | El dinero entró. |
| Cancelado | No se cobró y no se va a cobrar. |
| Reembolsado | Se devolvió, en plata o en forma de cupón. |
| Fallido | El pago se intentó y falló. La persona puede volver a intentar. |
Las que hay que mirar todos los días
Por transferir, Procesando con efectivo, y en tarjeta las que tienen Estado Pago = Con deuda: son las órdenes donde falta que entre el dinero. Filtrá por estado y por medio de pago para armar tu lista de cobranza.
Confirmar una transferencia
Es la tarea más habitual de esta sección, y es manual: el sistema no puede saber solo que el dinero llegó a la cuenta.
- La persona transfiere y avisa (por mail o WhatsApp).
- Verificá en el banco que el dinero esté.
- Entrá a la orden y pasala a Completado.
- La inscripción pasa sola a Confirmada.
flowchart LR A["La persona elige<br/>transferencia"] --> B["Orden:<br/>Por transferir"] B --> C["Verificás<br/>en el banco"] C --> D["Pasás la orden<br/>a Completado"] D --> E["La inscripción queda<br/>Confirmada"]
Las órdenes de tarjeta no se tocan a mano
El estado de la orden (Procesando / Completado / Cancelado) lo maneja el sistema de pagos cuando Debi acredita, rechaza o cancela el plan. No lo cambies vos.
Lo que sí podés mirar en la misma pantalla es el bloque Estado Pago: cuánto ya se cobró, cuánto quedó adeudado y cuánto falta del plan. Eso se actualiza solo a partir de Debi.
Estado Pago (órdenes con tarjeta)
Cuando una orden se cobra con tarjeta en cuotas, además del estado de la orden aparece el bloque Estado Pago. Resume el plan de cobro sin que tengas que entrar al panel de Debi.
Dónde se ve: detalle de la orden, detalle de la inscripción (admin) y Mi inscripción (panel de la persona). En la lista de órdenes, la columna Estado Pago.
| Campo | Qué significa |
|---|---|
| Estado | Cómo va el plan: Al día, Con deuda, Pagado o Cancelado. |
| Total del plan | Lo que se acordó cobrar con tarjeta (puede incluir recargo por cuotas). |
| Pagado | Suma de los cobros que Debi ya acreditó. |
| Adeudado | Suma de cuotas rechazadas o canceladas que todavía representan plata pendiente de cobro. |
| Restante | Lo que falta para llegar al total del plan (total − pagado). |
| Cuotas | Cantidad de cuotas × monto de cada una (si el plan las tiene). |
Cómo leer el Estado
| Estado | Qué hacer |
|---|---|
| Al día | El plan sigue activo y no hay cuotas en problema. La orden suele estar en Procesando. |
| Con deuda | Alguna cuota falló o quedó sin cobrar. Revisá con la persona (portal de tarjeta o otro medio). La orden puede seguir en Procesando. |
| Pagado | Se cobró el total del plan. La orden debería estar Completado. |
| Cancelado | Debi canceló el plan. Puede quedar Restante o Adeudado: el cobro ya no sigue solo; hay que gestionarlo a mano si corresponde. |
No es lo mismo “estado de la orden” que “Estado Pago”
- Estado de la orden (Procesando, Completado, …) es el de WooCommerce: sirve para saber si la inscripción está confirmada y si el flujo de compra terminó.
- Estado Pago habla del plan de cuotas: si van al día, si hay deuda y cuánto falta.
Una orden puede estar Procesando y al mismo tiempo Con deuda: la persona ya está anotada, pero alguna cuota no entró.
La persona también lo ve
En Mi inscripción, si pagó con tarjeta, ve el mismo resumen. Sirve para que entienda cuánto le falta sin llamar a la sede.
El botón Administrar Pago (portal de Debi para cambiar tarjeta o ver cuotas) vive adentro de este bloque, no arriba de la página.
Cambiar el método de pago
Si una persona eligió un medio y todavía no pagó, se puede cambiar sin rehacer la inscripción. Hay dos caminos:
- Transferencia ⇄ efectivo (reetiqueta): no mueve dinero. Lo puede hacer el equipo o la propia persona.
- Pasar a tarjeta (cobro real): es un pago con tarjeta que ingresa la persona (necesita los datos de su tarjeta). El equipo no puede cargar la tarjeta de otro.
Dónde aparece el botón Cambiar método de pago: en la orden (panel admin), en la inscripción (panel admin) y en Mi inscripción (panel de la persona). En los tres se ofrecen solo los medios que la actividad tiene habilitados.
- El equipo puede reetiquetar transferencia ⇄ efectivo. Si elige tarjeta, ve un aviso: ese pago lo completa la persona desde su panel (o, por excepción, el equipo desde una ventana de incógnito ingresando con el mail y documento de la persona).
- La persona, desde su panel, además de reetiquetar puede pagar con tarjeta ahí mismo.
| Si lo pasás a… | La orden queda | La inscripción queda |
|---|---|---|
| Efectivo | Procesando | Confirmada (el efectivo se cobra al llegar) |
| Transferencia | Por transferir | Por pagar (hasta que llegue la transferencia) |
| Tarjeta | Procesando | Confirmada (el cobro con tarjeta queda en curso) |
Sólo antes de pagar
Si el dinero ya entró (Completado, o efectivo ya cobrado en la sede), el método no se cambia: para corregir un cobro, usá Anular pago. Una orden que ya es de tarjeta tampoco se reetiqueta acá: su estado lo maneja el sistema de pagos.
El DNI sólo hace falta si la persona se inscribió a sí misma
Efectivo y tarjeta dejan la inscripción Confirmada. Cuando el participante es la misma persona que compró, necesita tener cargado su documento (si falta, el sistema avisa y no deja seguir). Si a la persona la anotó otra (un tercero), no se pide el documento en este paso: su identidad se completa más adelante.
Sólo los medios habilitados
En cada pantalla se muestran únicamente los medios que la actividad acepta. Si la actividad no permite efectivo (o tarjeta), esa opción no aparece.
Pagar con un cupón
No es un cambio de método de pago: es saldar la orden con un cupón (un pase del 100 %). Si la persona tiene un cupón que cubre todo el precio de esa actividad, puede aplicarlo y la orden queda paga sin mover dinero.
Dónde aparece el botón Pagar con un cupón: en las mismas tres pantallas que el cambio de método —la orden (panel admin), la inscripción (panel admin) y Mi inscripción (panel de la persona)— pero no está adentro de “Cambiar método de pago”: es otro botón, al lado. Si no hay un cupón válido para esa orden, el botón no se muestra.
- Como un cupón no necesita datos de tarjeta, lo puede aplicar tanto la persona como el equipo (a diferencia del pago con tarjeta).
- Se listan únicamente los cupones válidos para esa actividad (tipo de actividad, fechas y titular del cupón) y que cubren el total. Un cupón que solo cubre una parte (por ejemplo, un crédito por una cancelación) no aparece acá, porque quedaría un saldo a pagar.
- Al aplicarlo, la orden pasa a Completado y la inscripción queda Confirmada.
También hace falta el DNI si la persona se inscribió a sí misma
Igual que al pasar a efectivo o tarjeta, pagar con cupón confirma la inscripción, así que aplica la misma regla del documento: solo se pide cuando el participante es la misma persona que compró.
Si algo se cobró mal
| Situación | Qué usar |
|---|---|
| Se marcó como pagada por error, o el dinero nunca entró | Anular pago. La orden vuelve a estar impaga. No se emite ningún cupón. Pide un motivo. |
| El dinero sí entró y se lo devolviste por fuera | Registrar devolución. La orden queda Reembolsado, con una nota obligatoria. Antes hay que haber cancelado la inscripción. |
No es lo mismo anular que devolver
Anular es decir “este pago nunca existió”. Devolver es decir “el pago existió y se lo devolvimos”. Si te equivocás, el número de cobranza queda mal.
Los mails que salen con una compra
Cuando alguien compra, salen hasta tres mails con el resumen del pedido y —si eligió transferencia— los datos para transferir:
| A quién | Cómo se ve | |
|---|---|---|
| Confirmación de inscripción | A quien compró | Ver |
| Confirmación de inscripción | A la persona inscripta, si su mail es otro | Ver |
| Aviso de nueva inscripción | Al equipo | Ver |
Los dos primeros dicen lo mismo; sólo cambia a quién saludan, y salen por separado para no mostrarle a cada uno la dirección del otro. Ver Mails del sistema.
La confirmación cambia según el tipo de actividad
Si es un retiro, suma los materiales de preparación y las oraciones. Si es una convivencia, no: en su lugar va una línea sobre lo que se viene. Por eso en la galería aparece una vista previa de cada uno.
Si lo que se compró es una promoción, en lugar de la confirmación sale otro mail, con la lista de cupones emitidos → Promociones.
Qué le pasa a la orden si se cancela la inscripción
| Si la persona… | La orden queda |
|---|---|
| No había pagado | Cancelado |
| Pagó y eligió cupón | Reembolsado |
| Pagó y pidió la plata | Sin cambios. La pasás a Reembolsado vos, cuando hayas transferido. |
| Pagó y no le correspondía devolución | Sin cambios |
Todo el detalle en Cancelar una inscripción.