Lista de espera
Cuando una actividad se queda sin vacantes, la página pública cambia sola. No hay que hacer nada.
- Se apaga el botón “Inscribirme”.
- Aparece “Anotarme en lista de espera”.
- Le llega un aviso al equipo.
Desde ese momento, sólo la gente que está en lista de espera puede anotarse. El resto del público ve un cartel que explica que hay personas esperando. Si preferís que la puerta no se cierre del todo, mirá más abajo Dejar que se siga anotando gente en la lista.
Los mails que salen
| Cuándo | A quién | Cómo se ve |
|---|---|---|
| Se agotaron las vacantes | Al equipo | Ver |
| Alguien se anota en la lista | A esa persona | Ver |
| Alguien se anota en la lista | Al equipo | Ver |
| Se liberó un lugar | Al equipo | Ver |
Cuando se libera un lugar
Alguien cancela y queda un lugar. El equipo recibe el aviso, que cuando puede nombra a la primera persona de la lista.
Avisarle es un paso manual, y es a propósito: primero querés saber si le sigue interesando.
- Entrá a la ficha de esa persona.
- En el bloque de notas, usá el atajo “Notificar disponibilidad”.
- Le llega el mail avisándole que hay lugar → ver cómo queda.
Cuando la persona se anota efectivamente, sale sola de la lista de espera y pasa a Confirmada si pagó, o a Por Pagar si todavía no.
Para escribirle a todos los que esperan
En la lista de Inscripciones, hacé clic en el contador Lista de espera: queda filtrada sólo con ellos.
Dejar que se siga anotando gente en la lista
Normalmente, cuando los lugares que quedan están reservados para la lista de espera, alguien de afuera que toca Inscripción se encuentra con un aviso sin salida: “los cupos están reservados para personas en la lista de espera”. No puede hacer nada más que escribirle al equipo.
Hay una opción para cambiar eso.
Cómo llegar: grupo Configuración → Parámetros sitio → “Permitir que más gente se una a la lista de espera aun cuando solo quedan lugares reservados para quienes ya estaban en lista de espera con anterioridad”.
Es una sola casilla, y vale para todas las actividades de la sede.
Qué ve la persona cuando está activada
- Toca Inscripción, como siempre.
- En vez del aviso, se abre una ventana que le explica que los lugares que quedan ya están asignados a personas que estaban antes en la lista de espera, y la invita a sumarse a la lista.
- Si acepta, se abre la ventana de siempre para anotarse en la lista de espera.
- Si prefiere no anotarse, cierra la ventana y no pasa nada.
Al equipo le llega el mismo aviso de siempre por cada persona nueva en la lista.
Lo que hay que saber antes de activarla
La lista de espera no respeta el orden
Quien está en la lista puede inscribirse en cuanto quiera, sin importar cuándo se anotó. Entonces alguien que se suma hoy puede completar la inscripción y ocupar un lugar antes que gente que venía esperando hace semanas.
No es un efecto de esta opción: es cómo funciona la lista de espera desde siempre. Lo que cambia es que ahora entra más gente a la lista, así que la situación se vuelve mucho más probable.
| Con la casilla apagada (por defecto) | Con la casilla activada |
|---|---|
| La gente de afuera ve un aviso y no puede avanzar | La gente de afuera puede sumarse a la lista |
| La lista queda cerrada mientras haya lugares reservados | La lista sigue creciendo |
| El orden importa poco, porque nadie nuevo entra | Los que esperan hace más tiempo pueden quedarse afuera |
Si la activás, avisale primero a los que ya esperan
Usá el atajo “Notificar disponibilidad” con las primeras personas de la lista antes de abrir la puerta. Así les das la chance de tomar el lugar que les corresponde.
Activarla tiene sentido cuando querés juntar demanda (por ejemplo, para decidir si abrís otra fecha) y no te importa el orden de llegada. Si el orden sí importa, dejala apagada.
Cómo volver a abrir la inscripción para todos
Hay que vaciar la lista de espera. Mientras quede una sola persona anotada, la página va a seguir mostrando el cartel al público general, incluso si hay lugares libres.
Es la parte que más sorprende
Que haya vacantes no alcanza para que la página vuelva a aceptar inscripciones: la lista de espera tiene prioridad, y la prioridad se termina cuando la lista queda vacía.
Hacé seguimiento de la lista
Una lista de espera vieja bloquea la inscripción de gente nueva. Conviene revisarla cada tanto, avisarles a los que esperan y dar de baja a los que ya no van a venir.